Concevoir un bon tutoriel : 5 règles pour apprendre au moment où on en a besoin

Vous devez accomplir une tâche dans un logiciel, mais vous ne vous souvenez plus exactement comment faire. 

Votre besoin est très précis : vous ne souhaitez pas nécessairement suivre une formation complète. Vous voulez simplement trouver rapidement l’information, comprendre quoi faire et poursuivre votre travail. 

C’est précisément là que le tutoriel prend toute sa valeur. 

Bien conçu, il permet d’apprendre au moment où le besoin se présente, directement dans le contexte où la connaissance devra être utilisée. 

Mais encore faut-il qu’il réponde réellement au besoin de l’utilisateur. 

Tutoriel ou formation : quelle différence? 

Une formation vise généralement à développer un ensemble structuré de connaissances ou de compétences. 

Le tutoriel répond plutôt à un besoin ciblé : 

« Comment puis-je accomplir cette tâche? » 

Il peut prendre différentes formes : courte vidéo, démonstration interactive, procédure illustrée, simulation, aide à la tâche ou séquence guidée directement dans un outil. 

Par exemple : 

Formation : apprendre à utiliser les principales fonctionnalités d’un nouveau logiciel de gestion de projet. 

Tutoriel : apprendre à créer un projet, modifier une échéance ou produire un rapport précis dans ce logiciel. 

Les deux approches sont complémentaires. 

Une formation permet de construire une compréhension plus globale, tandis que le tutoriel peut devenir une ressource que l’utilisateur consulte juste au moment où il doit accomplir une tâche. 

1. Partir d’une tâche réelle 

Un bon tutoriel ne devrait pas commencer par la question : 

« Quelles fonctionnalités voulons-nous présenter? » 

mais plutôt : 

« Qu’est-ce que l’utilisateur cherche à accomplir? » 

La différence est importante. 

L’utilisateur ne cherche généralement pas à « apprendre le menu Rapports ». Il cherche plutôt à produire son rapport mensuel. 

Il ne souhaite pas nécessairement « découvrir les paramètres de partage ». Il veut donner accès à un document à son collègue. 

Organiser les tutoriels autour de tâches réelles permet donc de se rapprocher du vocabulaire et des besoins de l’utilisateur. 

On enseigne moins l’outil pour lui-même et davantage ce qu’il permet d’accomplir. 

2. Montrer clairement comment faire 

Certaines tâches s’expliquent difficilement uniquement avec du texte. 

Une démonstration peut alors permettre à l’utilisateur d’observer les étapes, l’ordre des actions et le résultat attendu. 

Vidéo, capture d’écran annotée, animation ou démonstration interactive peuvent être utilisées selon le besoin. 

Mais montrer ne signifie pas nécessairement tout montrer. 

Un bon tutoriel élimine les informations qui ne sont pas nécessaires à l’accomplissement de la tâche afin d’attirer l’attention sur les éléments importants. 

L’objectif n’est pas de présenter toutes les possibilités du logiciel. C’est de permettre à l’utilisateur de réussir la tâche pour laquelle il est venu chercher de l’aide. 

3. Contextualiser les explications 

Une démonstration devient encore plus pertinente lorsqu’elle correspond à la réalité professionnelle de l’utilisateur. 

Prenons une fonctionnalité permettant de créer un rapport. 

On pourrait expliquer toutes les options disponibles. 

Mais si les employés doivent surtout utiliser cette fonctionnalité pour produire un rapport précis chaque vendredi, il est probablement plus utile de construire le tutoriel autour de cette situation. 

La contextualisation aide l’utilisateur à comprendre : quand utiliser la fonctionnalité + pourquoi l’utiliser + comment l’utiliser. 

Le tutoriel devient ainsi beaucoup plus qu’un mode d’emploi technique. 

Il devient une ressource directement liée au travail à accomplir. 

4. Permettre de pratiquer lorsque la tâche l’exige 

Regarder quelqu’un effectuer une manipulation peut aider à comprendre comment elle fonctionne. 

Mais lorsque l’utilisateur doit lui-même maîtriser une séquence d’actions, il peut être pertinent de lui permettre de pratiquer. 

Une simulation peut, par exemple, reproduire l’environnement du logiciel et demander à l’apprenant d’effectuer lui-même certaines manipulations. 

Il peut essayer, recevoir une rétroaction et recommencer sans risque de modifier de vraies données ou de commettre une erreur dans le système réel. 

On peut ainsi passer de : « Regardez comment faire » 

à : « Maintenant, essayez. » 

Cette pratique est particulièrement pertinente pour les tâches importantes, moins fréquentes ou comportant plusieurs étapes. 

5. Rendre la réponse facile à trouver et à utiliser 

Un excellent tutoriel qui prend dix minutes à trouver perd une grande partie de sa valeur. 

La conception d’une bibliothèque de tutoriels doit donc considérer autant l’accès à l’information que son contenu. 

Les titres devraient notamment correspondre aux questions que les utilisateurs se posent réellement : 

Comment créer un nouveau projet? 
Comment modifier une échéance? 
Comment produire mon rapport mensuel? 

Une nomenclature cohérente, un moteur de recherche efficace, des catégories claires et des mots-clés pertinents facilitent l’accès à la bonne ressource. 

Une fois le tutoriel trouvé, l’utilisateur devrait également pouvoir accéder rapidement à l’étape dont il a besoin. 

Un tutoriel efficace ne doit pas seulement être clair. Il doit être facile à retrouver au moment où il devient utile. 

Et la durée? 

Un tutoriel devrait généralement être ciblé plutôt que simplement court. 

Si une tâche peut être expliquée clairement en deux minutes, inutile d’en prendre dix. 

Mais si une procédure comporte plusieurs étapes critiques, chercher à respecter artificiellement une durée très courte peut nuire à la compréhension. 

La bonne question n’est donc pas : « Comment faire un tutoriel de moins de cinq minutes? » 

Mais plutôt : « Quelle est la façon la plus simple de permettre à l’utilisateur d’accomplir correctement cette tâche? » 

Parfois, la meilleure solution sera même de créer plusieurs tutoriels indépendants plutôt qu’une longue démonstration regroupant plusieurs fonctionnalités. 

Du « juste assez » au « juste au bon moment » 

Le tutoriel prend toute sa valeur lorsqu’il s’intègre à l’environnement de travail. 

Il peut être accessible depuis un LMS, une base de connaissances, un intranet, un logiciel ou même directement à partir d’un code QR placé près d’un équipement. 

L’utilisateur n’a alors pas nécessairement à mémoriser toutes les étapes longtemps à l’avance. 

Il doit surtout savoir qu’une ressource existe et pouvoir y accéder lorsqu’il en a besoin. 

Cela permet de rapprocher l’apprentissage de l’action. 

Formation, tutoriel ou aide à la tâche? 

Toutes les difficultés de performance ne nécessitent pas une formation complète. 

Avant de développer une solution, il peut être utile de déterminer ce dont la personne a réellement besoin. 

Si elle doit développer une compétence, une formation structurée peut être nécessaire. 

Si elle doit apprendre à accomplir une tâche précise, un tutoriel peut être plus approprié. 

Et si elle connaît déjà la tâche, mais doit simplement retrouver rapidement certaines étapes ou informations, une aide à la tâche peut parfois suffire. 

Cette distinction permet d’éviter de créer une formation lorsque le véritable besoin est simplement de rendre la bonne information disponible au bon moment. 

Chez Le‑Cours, nous commençons par le besoin de l’utilisateur 

Concevoir un tutoriel efficace ne consiste donc pas simplement à enregistrer son écran en commentant les étapes. 

Il faut comprendre qui utilisera la ressource, quelle tâche cette personne cherche à accomplir, dans quel contexte elle en aura besoin et quel niveau d’accompagnement est réellement nécessaire. 

C’est ensuite que nous choisissons la meilleure façon de présenter, démontrer ou faire pratiquer la tâche. 

Parce que le média vient après le besoin d’apprentissage. 

Vous devez former vos équipes à un logiciel, un outil ou une nouvelle procédure? 

Parlons d’abord des tâches qu’elles doivent être capables d’accomplir. Nous pourrons déterminer ensemble ce qui devrait faire l’objet d’une formation, d’un tutoriel ou simplement d’une aide à la tâche.